Образец упаковочного листа с примерами заполнения

1. Что указывают в бланке
2. Правила оформления упаковочного листа
3. Пример составления упаковочного листа
4. Упаковочный лист на паллет
5. CTNS: что это в упаковочном листе
6. Образцы упаковочного листа Скачать
7. Заключение

Международная логистика и внутренние перевозки осуществляются на основе ряда обязательных документов. И упаковочный лист, образец которого приведен ниже, является одним из них.

Пакинг лист – это товаросопроводительный документ с детальной описью продукции и ее характеристик. Отражает наименование и количество товарно-материальных ценностей, вес и число грузовых мест, а также другие параметры груза. Он в обязательном порядке оформляется для пересечения товаров через границу и является неотъемлемым дополнением инвойса. Может добровольно использоваться перевозчиками для транспортировки внутри страны. Упаковочный лист располагается на упаковке – клеится сверху на паллеты, свертки, мешки, коробки, ящики, бочки и другую тару. Применяется при автомобильных, авиационных, железнодорожных, морских перевозках.

С упаковочным листом упрощается контроль продукции, ускоряется подсчет товарных мест и приемка, обеспечивается целостность упаковки, а также самого товара. Документ позволяет избежать ошибок с назначением изделий, определить принадлежность товара к той или иной партии, дает возможность предупредить потерю груза при прохождении им всех этапов товародвижения.

Что указывают в бланке

Packing list составляется вручную или с помощью специальных компьютеризированных программ. Каким бы способом не составлялся упаковочный лист, бланк не имеет строго определенного формата и четко установленных пунктов. Компании вправе самостоятельно отражать содержание и объем документа.

Однако обязательно необходимо указывать дату составления бумаги – когда сформирована товарная партия для последующей перевозки. Также рекомендуется отразить следующие позиции:

• Наименование компании-отправителя груза. Название фирмы, которая отправила продукцию и получателя указывается для того, чтобы не было никаких ошибок с оформлением таможенной документации.
• Номер. Это нумерация документа, проставленная в соответствии с внутренним документооборотом организации.
• Нумерация заказа. Проставляется непосредственно номер внешнеторгового контракта, указывается номер-основание для организации транспортировки. Отмечаются номера сопроводительной и транспортной документации для прохождения таможенных процедур.
• Названия товаров. Рекомендуется использовать не только наименования изделий, но и дополнительно отмечать артикулы – чтобы не путать продукцию с одинаковыми названиями, но отличающимися характеристиками (например, размерным рядом, фактурой, отделкой, цветами).
• Упаковка. Товар может паллетироваться, паковаться в мешки, коробки, ящики, а также помещаться в другую тару. И это необходимо документально отметить. Также для упрощения контроля следует указать и размеры каждой отдельной упаковки.
• Количество. Это данные о числе единиц в общей партии и отдельной таре.
• Масса. Документируется чистый нетто-вес и отражается брутто-масса вместе с упаковочным материалом.
• Адреса. Пакинг лист должен отражать место, откуда продукция отправлена и куда она транспортируется. Для повышения информативности рекомендуется включать названия организаций отправления и получения.

Кроме того, в упаковочный вносят количество товарных мест, их нумерацию. Включают и другую информацию по усмотрению руководства каждой организации.

Нужна помощь
с документами?

Звоните нам

+7 (951) 027-57-43

Правила оформления упаковочного листа

На какой бы товар не составлялся упаковочный лист, форма не имеет строго определенного содержания. Каждая организация формирует документ самостоятельно, исходя из собственной номенклатуры, специфики деятельности и документооборота.

Эксперты советуют разработать в компании унифицированную форму с единым форматом данных и использовать ее для всей продукции, с которой фирма работает. Это поможет проще и быстрее контролировать отправку, обеспечит информативность документации.

Сам документальный бланк может составляться как на обычном чистом листе, так и заполняться на бумаге с фирменным логотипом.

При формировании пакинг-листа руководствуются положениями Общероссийского классификатора управленческой документации с кодом 1002004. А в процессе упаковывания также отталкиваются от общих нормативов тарирования грузов ГОСТ Р 51474-99 или стандартов ГОСТ 14192-96.

Есть ряд положений, которые необходимо соблюдать при составлении упаковочного листа на продукцию:

• Оформлять упаковочный лист разрешено на стандартном листе – это может быть страница А4 формата. Допускается использовать другие форматы, однако необходимо делать это таким образом, чтобы информация на документе была хорошо различимой и легкочитаемой.
• В самом начале отмечается информация об отправителе.
• Пакинг лист может быть без официальной печати компании или индивидуального предпринимателя, потому что закон не требует их обязательного наличия. Но визировать бумагу живой подписью – это законное требование.
• Упаковочный лист составляется минимум в двух экземплярах – один из них оставляют у отправителя продукции, вторую копию – направляют грузоперевозчику. В некоторых случаях могут формировать дополнительные экземпляры и, например, оставлять их получателю груза.
• Обязательно следует подтверждать упаковочный лист ответственными представителями организации – это могут быть экспедиторы, сотрудники склада, а также непосредственно руководство.
• При каждой отправке указывается адрес доставки, чтобы товар не затерялся. А вот место отправления указывать не так критично.
• Packing list после оформления и подписания уполномоченными лицами располагается на упаковке, в наиболее доступном месте. Его желательно защитить от влаги и других внешних воздействий – например, поместить в полимерный файл.
• Обратите внимание – лучше «завысить» вес или «увеличить» написанные в документе габариты, если есть малейшие сомнения в параметрах. Выявленное несоответствие может быть воспринято таможенными органами, как умышленное занижение «планки» для начисления обязательных сборов.

Если документ составляется для таможенных операций, необходимо использовать два языка. Исходник формируют на русском, а еще дополнительно переводят его на международный английский язык или же составляют его на языке принимающей страны.

Если вы являетесь получателем, и вам предстоит импорт продукции на территорию государства, то можете запросить у бизнес-партнера определенную форму и содержание упаковочного листа, чтобы гарантировать полноту сведений о грузе.

В оформлении листа запрещено:

1. Отражать стоимость груза, чтобы сохранить коммерческую тайну и исключить попадание данной информации в распоряжение посторонних лиц.
2. Делать исправления – не важно, совершили ли ошибку в печати или при написании, лучше составить новый упаковочный лист без помарок.

Пример составления упаковочного листа

Как правило, составление документа не вызывает сложностей у отправителей. Однако можно и ознакомиться, как формируется упаковочный лист на примере.

В шапке документа основные данные компании, которая организует отправку товара. После этого отражается наименования самого листа - PACKING LIST (упаковочный лист). Нумерация непосредственно упаковочных листов не производится.

Например:

Далее обязательно указывается дата международного контракта и его номер.

После того указываются данные держателей контрактов. Это информация о продавце (отправителе) и получателе партии. Можно отмечать данные подробно, но чаще всего используется только наименование фирм и их юридические адреса.

После этого для наглядности и удобства составляется таблица, где отражается наименование продукции, количественное содержание, параметры и весовые характеристики:

После таблицы отмечаются фамилии ответственных лиц. Например:

Напротив каждого имени проставляется личная подпись, сделанная от руки.

Внизу ставится дата формирования партии или оформления документации: к примеру, 01.01.2023 год

При перемещении груза внутри страны допускается не отмечать некоторые позиции, однако международная логистика требует наличия наиболее полной информации о продукции. Это позволит без проблем пересечь границу и не сталкиваться лишним вопросами таможенников и задержкой.

Упаковочный лист на паллет

Чтобы правильно заполнить упаковочный лист на паллет, необходимо сформировать груз, закрыть его пленкой, чтобы изделия остались целыми и не потерялись в процессе транспортировке. Далее следует:

• «Озаглавить» документ и прописать название фирмы.
• Отметить отправителя, название и адрес получателя.
• Сослаться на документ-основание для отправки.
• Указать тип упаковки.
• Отметить название продукции, единицы ее измерения, массу и количество.
• Проставить дату составления листа.
• Подписать документ – уполномоченным лицом компании-отправителя.

Если на паллет загружен хрупкий товар, требующий особого обращения, то об этом также стоит сделать отметку.

Например, фирма «Резинтех» экспортирует партию резиновых уплотнителей для получателя SMEM в Венгрии. Образец упаковочного листа для экспорта будет выглядеть следующим образом:

CTNS: что это в упаковочном листе

В пакинг-листеах иногда используются аббревиатурные обозначения. Это общепринятые сокращения на английском языке, они экономят место в документации, служат для упрощения внешнего вида документации и быстроты ее формирования. Например, сам документ принято обозначать PL – packing list.

Так, часто встречается ctn в упаковочном листе. Данная аббревиатура образована сокращением слова cartons и обозначает количество мест в грузовом отправлении. Кроме этого, применяются и другие обозначения. Чаще всего применяются следующие:

• Инвойс – commercial invoice и обозначается как CI.
• Количество коробок в товарной партии ctns (образовано от cartons).
• Штуки отражаются как pcs.
• Dims – размерные параметры.
• Количество комплектов или наборов – это qty.
• Вес брутто обозначается как g. w. (gross weight), а при указании нетто массы используют аббревиатуру n. w.
• Паллеты указываются как pl.
• Пачки – bnd.

При отражении единиц измерения пользуются следующими «знаками»:

• Cbm – для кубометров.
• Kgs – для килограмм.
• T – для тоннажа.

Аббревиатуры – это унифицированные отметки, они общепринятые и понятны грузоотправителям, грузополучателям и представителям таможенной службы. При этом с их помощью упрощается формирование документа и последующий подсчет.

Интерпретировать обозначения в документации несложно. Например, если в строке документа на товар отмечено 20 qty/ctn, затем 41 ctns. Это интерпретируют так: в этой 1 коробке сформирована партия из 20 товарных единиц. Самих коробов в будет транспортировано в количестве 41 единицы. А общее число составит 20х41 = 820 штук.

Образцы упаковочного листа Скачать

• Упаковочный лист образец Скачать
• Упаковочный лист Скачать

Заключение

Упаковочный лист – основа для сохранности груза и неотъемлемая часть ВЭД. Он упрощает и упорядочивает товародвижение и служит важным элементом логистики. Данный документ должен быть информативным, понятным, содержать полную информацию о продукции, отвечать определенным правилам. И чтобы правильно заполнить упаковочный лист можно использовать шаблон и составить собственный образец на его основе. Так, вы избежите ошибок и сформируете грамотный товаросопроводительный документ для товара любого типа, независимо от использованной упаковки, страны отправления и назначения и иных значимых параметров.