ООО "Топ-Логистик", Россия, г. Владивосток, ул. Стрельникова 7, офис 406, 690065

Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?

Внешнеэкономическая торговля и международные грузоперевозки сопряжены с определенными требованиями, в том числе в отношении заполнения некоторых узкоспециализированных документов, например, инвойса-фактуры и проформы инвойса.

Если разъяснить смысл определений простыми словами, инвойс (invoice) – это счет, который выставляет продавец покупателю на оплату определенного товара. Это один из ключевых документов таможенного оформления. Именно он подтверждает прописанную в контракте стоимость товаров, подлежащих декларированию. Иногда коммерческий инвойс играет роль накладной к товарам, дает информацию о их происхождении.


Важно

Invoice, который выставляет продавец, говорит об обязательстве покупателя произвести оплату товара на условиях, прописанных в договоре купли-продажи. Это не относится к случаям покупки на условиях предоплаты.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, отображающий предварительные сведения о перевозимом по международному контракту товаре. Здесь может указываться количество единиц, цена. Инвойс-проформа – это основание для выписки счета или коммерческого инвойса.

В таком документе возникает необходимость, если товар перевозят через границу на условиях предоплаты или в качестве гуманитарной помощи – безвозмездно. Это значит, что proforma invoice может быть выписан на уже отгруженную, но пока не реализованную продукцию, а также наоборот.


Важно

Информация, прописанная в проформе, может измениться после согласования условий сделки. Прописанная в инвойсе-проформе сумма не обязывает покупателя произвести выплату, она нужна только импортеру. Получить оплату на базе этого документа продавец (поставщик) не может.

Инвойс и проформа – в чем разница документов?

Как видим, термины «инвойс» и «проформа» имеют много общего, поэтому даже специалисты нередко отождествляют эти понятия и считают их идентичными. Документы действительно похожи, однако, каждый из них имеет особенности:

  • данные о перевозимом товаре, прописанные в проформе, могут меняться по результату отгрузки, коммерческий инвойс содержит окончательную цену товара и его количество;
  • инвойс нельзя оформить без контракта, оформление проформы возможно без договора купли-продажи;
  • proforma invoice – это документ, который может быть использован во внутренней или во внешней экономической деятельности, инвойс не используют на российском рынке;
  • проформу могут выписывать при безвозмездной передаче имущества, коммерческий инвойс – нет.

Важно

Таким образом, после уточнения всех сведений при отгрузке товара оформляется инвойс, который и выступает окончательным товаросопроводительным документом.

Заполнение коммерческого инвойса

Строгого регламента оформления документа нет, однако, за время международной коммерческой деятельности сформировались определенные требования к заполнению инвойса:

  • документ заполняют на листе формата А4 или на фирменном бланке продавца. Второй вариант лучше, поскольку в бланке уже прописаны все реквизиты поставщика;
  • заполнять коммерческий инвойс можно вручную или распечатать;
  • документ необходимо заверить подписью лица, которое ответственно за отправление товара;
  • печать в документе ставить не обязательно;
  • цену в коммерческом инвойсе следует прописывать в валюте, которая фигурирует в договоре. Если валюта разная, необходимо указать по какому курсу (с указанием даты перевода) станет производиться конверсия;
  • чаще всего документ оформляют на английском или на языке, понятном для покупателя и продавца. Если документ готовится для таможни России, его необходимо будет перевести на русский язык;
  • при оплате страховки и доставки груза поставщиком их стоимость прописывается в документе отдельной строкой;
  • документ предстоит заполнить в 6 экземплярах.

Дополнительно в документе необходимо указать условия поставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждый отдельный инвойс носит персональный номер, с датой и точным временем его оформления. Документ должно содержать пометку от грузоотправителя, которая бы подтверждала правдивость внесенной информации.

После окончания заполнения инвойса важно проверить, чтобы бумага содержала следующие важные сведения:

  • дата оформления инвойса, номер (можно поставить любой);
  • сведения об экспортере и заказчике – страна, назначение организации, правовая форма, адрес и ФИО;
  • информация о посреднике (если такой есть);
  • страна происхождения и куда перевозится груз;
  • наименование и описание товара (каждой позиции отдельно);
  • тип упаковки;
  • цена единицы товара, общая сумма сделки;
  • срок, условия поставки;
  • реквизиты счета в банке и срок оплаты товара исполнителю;
  • подпись лица, выставляемого товары на экспорт.

Важно

При заполнении документа очень многие интересуются, должен ли инвойс содержать подпись заказчика. В официальных рекомендациях не предъявляется такое требование, поэтому законодательство страны приняло решение о его избыточности.

Образец инвойса для экспорта

Наглядный образец заполнения инвойса вы можете посмотреть ниже. Если вы сомневаетесь, что сможете самостоятельно оформите аналогичный примеру коммерческий инвойс, советуем вам обратиться к профессионалам, которые исключат ошибки в оформлении документов и помогут быстро пройти таможенный пункт России.

Скачать образец инвойса.doc

Скачать пустой бланк инвойса.doc

Опись товара – что она включает?

Опись товара содержит сведения о конкретном товаре в отдельности. Если поставляется несколько аналогичных единиц, необходимо внести их как один, но с упоминанием количества. Обязательно вносятся серийные номера. Одинаковые позиции с различными серийными номерами указывают в одной позиции, а графа «серийные номера» заполняется простым перечислением. Аналогичным образом поступают с идентичными товарами и разными серийными номерами – данные проставляют по порядку в графе «серийные номера».

Информация о товаре на экспорт, которая прописывается в коммерческом инвойсе, должна включать ключевые сведения:

  • полное наименование позиции;
  • артикул (если таковой имеется);
  • номера документов на экспорт и даты их оформления (контракт, заказ и пр.);
  • область использования товара (если есть такая информация);
  • серийный номер (если таковой имеется);
  • номер по ТН ВЭД (если его знают);
  • количество позиций;
  • материал изготовления (металл, пластик, секло и др.);
  • номер товара;
  • разновидность упаковки;
  • вес;
  • цена за одну единицу;
  • количество мест;
  • единица измерения;
  • общая стоимость в валюте, в которой должна производиться оплата.

Важно

Выше приведена обязательная информация, которая должна содержаться в инвойсе, однако, поставщик может предоставить и дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их цена и назначение вносится на основании договора поставки без корректировок.

Специфические товары

К описаниям определенных товарных групп предъявлены особые требования. Кроме общих сведений, о которых речь шла ранее, в инвойсе должны содержаться дополнительные данные. Для удобства восприятия информации они приведены в таблице ниже:

Товарная группа

Дополнительные сведения

Часы

- стоимость элементов изделия (корпус, натуральные камни (если они есть), гальванические и подвижные составляющие конструкции)

«Химия»

- полное описание товара, чтобы отнести его к определенной группе химических средств

- запись о том, что вся «химия» в партии не нуждается в контроле, в соответствии с нормами TSCA

Подарки

- формулировка Unsolicited gift

Текстильная продукция

- состав ткани с указанием процентов содержания

- вид изделия (вязь, ткан)

- предназначение – для мужчин, женщин или детей

- образцы с пометками MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE

Образцы биологического происхождения

- происхождение – животное или человеческое

- назначение – для эксперимента, изучения, теста;

- способ для транспортировки – замороженный, сухой лед и др.

- срок хранения биологического образца

- к коммерческому инвойсу прикрепляют копию разрешения на вывоз/ ввоз товара и номер документа

Проверка документа

Ошибки, опечатки и любая некорректная информация в коммерческом инвойсе – это прямое основание начать повторную проверку таможенной стоимости товара. Если сотрудник таможни выявит противоречия в коммерческом документе, особенно если они связаны с заниженным, по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, таможня отправит декларанту запрос на передачу дополнительной документации, которые позволят таможенной службе убедиться в достоверности приведенной ранее информации.

Минимизировать риск корректировки таможенной стоимости можно при проведении предварительного анализа документации по внешнеторговой деятельности. Дополнительно снизить риск доначисления таможенной стоимости позволят следующие меры:

  • проведение таможенного аудита;
  • предварительная проверка корректности информации, прописанной в сопроводительной документации;
  • приведение формы инвойса в соответствие с правилами рабочей группы по упрощению процедур иностранной торговли ЕЭК ООН и принятой на таможне России практикой.

Важно

Участникам внешнеэкономической сделки необходимо тщательно проработать документ – проверить коммерческий инвойс на предмет несоответствия требованиям таможенного законодательства и валютного контроля.

Частые ошибки при оформлении коммерческого инвойса

В числе наиболее частых ошибок, которые совершают при оформлении таможенного документа:

  • описание не всех товаров из партии, недостаточно полное описание товаров;
  • не прописана объявленная стоимость в валюте страны-импортера, которая необходима для проведения таможенных расчетов;
  • не указана цена для каждой отдельной позиции;
  • нет общей стоимости;
  • отсутствует подпись отправителя.

Важно

Перед отправкой товарной партии советуем проверить документ на отсутствие подобных ошибок и недочетов. Если счет-фактура инвойс будет оформлена неправильно, это чревато задержкой товара на таможне.

Оформление инвойса на экспорт

Вне зависимости от того, какой метод транспортировки был использован в рамках конкретной внешнеэкономической сделки, все грузовые поставки должны пройти процедуру таможенного оформления. Чтобы быстро пройти российскую таможню и не задержать поставку товара, лучше доверить все нюансы процесса специалистам, которые хорошо знакомы с особенностями данной процедуры.

Специалисты TOP-Logistics подготовят инвойс и прочую таможенную документацию в течение нескольких часов. Благодаря этому проверка предоставленных бумаг у представителя таможни займет 1-2 часа, в некоторых случаях таможню удается пройти за несколько минут.



30.08.2021

Связаться с нами