Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?

1. Что такое проформа-инвойс
2. Инвойс и проформа – в чем разница документов?
3. Заполнение коммерческого инвойса
4. Образец инвойса для экспорта
5. Опись товара – что она включает?
6. Специфические товары
7. Проверка документа
8. Оформление инвойса на экспорт

Внешнеэкономическая торговля и международные грузоперевозки сопряжены с определенными требованиями, в том числе в отношении заполнения некоторых узкоспециализированных документов, например, инвойса-фактуры и проформы инвойса.

Если разъяснить смысл определений простыми словами, инвойс (invoice) – это счет, который выставляет продавец покупателю на оплату определенного товара. Это один из ключевых документов таможенного оформления. Именно он подтверждает прописанную в контракте стоимость товаров, подлежащих декларированию. Иногда коммерческий инвойс играет роль накладной к товарам, дает информацию о их происхождении.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, отображающий предварительные сведения о перевозимом по международному контракту товаре. Здесь может указываться количество единиц, цена. Инвойс-проформа – это основание для выписки счета или коммерческого инвойса.

В таком документе возникает необходимость, если товар перевозят через границу на условиях предоплаты или в качестве гуманитарной помощи – безвозмездно. Это значит, что proforma invoice может быть выписан на уже отгруженную, но пока не реализованную продукцию, а также наоборот.

Инвойс и проформа – в чем разница документов?

Как видим, термины «инвойс» и «проформа» имеют много общего, поэтому даже специалисты нередко отождествляют эти понятия и считают их идентичными. Документы действительно похожи, однако, каждый из них имеет особенности:

• данные о перевозимом товаре, прописанные в проформе, могут меняться по результату отгрузки, коммерческий инвойс содержит окончательную цену товара и его количество;
• инвойс нельзя оформить без контракта, оформление проформы возможно без договора купли-продажи;
• proforma invoice – это документ, который может быть использован во внутренней или во внешней экономической деятельности, инвойс не используют на российском рынке;
• проформу могут выписывать при безвозмездной передаче имущества, коммерческий инвойс – нет.

Любые документы
для прохождения таможни

Звоните нам

+7 (951) 027-57-43

Заполнение коммерческого инвойса

Строгого регламента оформления документа нет, однако, за время международной коммерческой деятельности сформировались определенные требования к заполнению инвойса:

• документ заполняют на листе формата А4 или на фирменном бланке продавца. Второй вариант лучше, поскольку в бланке уже прописаны все реквизиты поставщика;
• заполнять коммерческий инвойс можно вручную или распечатать;
• документ необходимо заверить подписью лица, которое ответственно за отправление товара;
• печать в документе ставить не обязательно;
• цену в коммерческом инвойсе следует прописывать в валюте, которая фигурирует в договоре. Если валюта разная, необходимо указать по какому курсу (с указанием даты перевода) станет производиться конверсия;
• чаще всего документ оформляют на английском или на языке, понятном для покупателя и продавца. Если документ готовится для таможни России, его необходимо будет перевести на русский язык;
• при оплате страховки и доставки груза поставщиком их стоимость прописывается в документе отдельной строкой;
• документ предстоит заполнить в 6 экземплярах.

Дополнительно в документе необходимо указать условия поставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждый отдельный инвойс носит персональный номер, с датой и точным временем его оформления. Документ должно содержать пометку от грузоотправителя, которая бы подтверждала правдивость внесенной информации.

После окончания заполнения инвойса важно проверить, чтобы бумага содержала следующие важные сведения:

• дата оформления инвойса, номер (можно поставить любой);
• сведения об экспортере и заказчике – страна, назначение организации, правовая форма, адрес и ФИО;
• информация о посреднике (если такой есть);
• страна происхождения и куда перевозится груз;
• наименование и описание товара (каждой позиции отдельно);
• тип упаковки;
• цена единицы товара, общая сумма сделки;
• срок, условия поставки;
• реквизиты счета в банке и срок оплаты товара исполнителю;
• подпись лица, выставляемого товары на экспорт.

Образец инвойса для экспорта

Наглядный образец заполнения инвойса вы можете посмотреть ниже. Если вы сомневаетесь, что сможете самостоятельно оформите аналогичный примеру коммерческий инвойс, советуем вам обратиться к профессионалам, которые исключат ошибки в оформлении документов и помогут быстро пройти таможенный пункт России.

Скачать образец инвойса.doc

Скачать пустой бланк инвойса.doc

Опись товара – что она включает?

Опись товара содержит сведения о конкретном товаре в отдельности. Если поставляется несколько аналогичных единиц, необходимо внести их как один, но с упоминанием количества. Обязательно вносятся серийные номера. Одинаковые позиции с различными серийными номерами указывают в одной позиции, а графа «серийные номера» заполняется простым перечислением. Аналогичным образом поступают с идентичными товарами и разными серийными номерами – данные проставляют по порядку в графе «серийные номера».

Информация о товаре на экспорт, которая прописывается в коммерческом инвойсе, должна включать ключевые сведения:

• полное наименование позиции;
• артикул (если таковой имеется);
• номера документов на экспорт и даты их оформления (контракт, заказ и пр.);
• область использования товара (если есть такая информация);
• серийный номер (если таковой имеется);
• номер по ТН ВЭД (если его знают);
• количество позиций;
• материал изготовления (металл, пластик, секло и др.);
• номер товара;
• разновидность упаковки;
• вес;
• цена за одну единицу;
• количество мест;
• единица измерения;
• общая стоимость в валюте, в которой должна производиться оплата.

Специфические товары

К описаниям определенных товарных групп предъявлены особые требования. Кроме общих сведений, о которых речь шла ранее, в инвойсе должны содержаться дополнительные данные. Для удобства восприятия информации они приведены в таблице ниже:

Поможем
с заполнением инвойса

Звоните нам

+7 (951) 027-57-43

Проверка документа

Ошибки, опечатки и любая некорректная информация в коммерческом инвойсе – это прямое основание начать повторную проверку таможенной стоимости товара. Если сотрудник таможни выявит противоречия в коммерческом документе, особенно если они связаны с заниженным, по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, таможня отправит декларанту запрос на передачу дополнительной документации, которые позволят таможенной службе убедиться в достоверности приведенной ранее информации.

Минимизировать риск корректировки таможенной стоимости можно при проведении предварительного анализа документации по внешнеторговой деятельности. Дополнительно снизить риск доначисления таможенной стоимости позволят следующие меры:

• проведение таможенного аудита;
• предварительная проверка корректности информации, прописанной в сопроводительной документации;
• приведение формы инвойса в соответствие с правилами рабочей группы по упрощению процедур иностранной торговли ЕЭК ООН и принятой на таможне России практикой.

Частые ошибки при оформлении коммерческого инвойса

В числе наиболее частых ошибок, которые совершают при оформлении таможенного документа:

• описание не всех товаров из партии, недостаточно полное описание товаров;
• не прописана объявленная стоимость в валюте страны-импортера, которая необходима для проведения таможенных расчетов;
• не указана цена для каждой отдельной позиции;
• нет общей стоимости;
• отсутствует подпись отправителя.

Оформление инвойса на экспорт

Вне зависимости от того, какой метод транспортировки был использован в рамках конкретной внешнеэкономической сделки, все грузовые поставки должны пройти процедуру таможенного оформления. Чтобы быстро пройти российскую таможню и не задержать поставку товара, лучше доверить все нюансы процесса специалистам, которые хорошо знакомы с особенностями данной процедуры.

Специалисты TOP-Logistics подготовят инвойс и прочую таможенную документацию в течение нескольких часов. Благодаря этому проверка предоставленных бумаг у представителя таможни займет 1-2 часа, в некоторых случаях таможню удается пройти за несколько минут.