Что такое упаковочный лист, зачем он нужен, и как его оформить
Отгрузка и перемещение товарных партий сопровождается предоставлением ряда бумаг, которые позволяют определить количество, идентифицировать свойства продукции и выявить другие параметры. И упаковочный лист для таможни (Packing List) – это один из таких документов. Он сопровождает товары, расположенные в каждом отдельном грузовом месте при отправке – на паллетах, в коробках, контейнерах и любой другой упаковке с продукцией.
Упаковочный лист – это значимый сопроводительный документ. В нем отражаются контрольные сведения о содержании упаковки, ключевых параметрах. И с его помощью получатель или другое заинтересованное лицо может без нарушения целостности упаковки узнать точную массу груза нетто и с учетом коробки, количество штучного товара и другое.
Формировать упаковочный лист могут несколькими способами. Как правило, для этого применяют автоматизированные средства маркировки и контроля. Например, процесс оформления выполняется следующим образом:
- С заполнением тары при сборке самого заказа. Система автоматически фиксирует, сколько загружается в каждый отдельный короб, ящик или другую тару. И затем по каждому грузовому месту формирует и распечатывает отдельные документы. При сдаче легко подсчитать число бумаг и сопоставить с количеством мест, идентифицировать содержимое.
- С заполнением упаковки постфактум – после сборки заказанной партии. В данном варианте сотрудник склада самостоятельно отбирает позиции, формирует партию на сборочном столе. Далее остается ввести параметры в программу для формирования информации о содержании, весе, количестве и других характеристиках. После этого распечатываются непосредственно упаковочные листы с указанием номеров коробов, а также этикетки-дублеры для идентификации.
- Ручным способом без наполнения. В этом случае не фиксируется конкретное содержание упаковки. Кладовщик подбирает товарные позиции и распределяет продукцию в тару, заполняет упаковочные листы. И после этого все документы наклеиваются на коробки, паллеты, либо другой вид упаковки.
Чем отличается от Инвойса
Существует упаковочный лист и инвойс – еще один сопроводительный документ, который используется в логистических процессах. У каждого есть свои особенности и специфика содержания. И та, и другая бумага применяется при межгосударственном перемещении через границу, однако инвойс и упаковочный лист имеют отличия между собой.
Под «инвойсом» подразумевают деловой документ, который служит отражением сути сделки между покупателем продукции и продавцом. У него есть ряд определенных функций. Например, это подтверждение фактической отгрузки товара. Помимо того, инвойс – это:
- Характеристика номенклатурной составляющей.
- Стоимостное отражение изделий.
- Основание для начисления НДС и выполнения обязательств участников по таможенным процедурам.
Дополнительно предоставляется и перевод с полным содержанием контракта на поставку, если оригинал инвойса формируется не на английском языке. Пронумерованный инвойс с датировкой составления включает банковские реквизиты, ИНН сторон. Помимо этого, бумага содержит информацию о наименовании груза и его объемных параметрах, специфику по расчетам между участниками и аспекты отгрузки, товарную кодификацию. В нем прописывается дата составления контракта и отмечается его нумерация. Это своего рода подтверждение коммерческой стороны процесса перемещения товара, гарант соблюдения финансовых обязательств. Оформляется в пяти экземплярах.
Пакинг лист – не менее важная бумага, которая оформляется при перевозке. Она формируется независимо от инвойса, содержит практически дублирующие данные и является обязательным его приложением при международной перевозке. Однако, в отличие от инвойса, в упаковочном листе нет информации о сторонах сделки, коммерческих моментов по условиям контракта, оплате и подобным параметрам. Упаковочный лист – это, скорее, детальное отражение специфики позиций каждого из товаров. Он находится в общем доступе, так как наклеивается на тару – коробки, ящики, паллеты и иную упаковку, в которой расположена товарная партия.
Когда применяется упаковочный лист
Packing list – «факультативный» вид документа при перемещении товаров внутри страны. Никто не требует его в обязательном порядке, но его могут оформлять на добровольной основе.
Когда нужен упаковочный лист для внутренней перевозки? Его рекомендуют составлять, если партия представлена разнородными товарами, упакованными в разных грузовых местах.
Однако, если предстоит транспортировка груза через границу в другое государство, то без упаковочного листа не обойтись. Данный документ оформляется в обязательном порядке и проверяется сотрудниками таможенной службы.
Наличие упаковочного листа значительно облегчает логистику, независимо от того, выполняются ли трансграничные или внутренние перемещения. По грузовым местам каждого заказа удобно контролировать целостность продукции, эффективность процесса транспортировки – при соответствии количества мест с указанной по документам информацией.
Документ служит для оптимизации складских операций. С ним упрощается приемка продукции по количественному составу, сборка партии, доставка заказа и его последующая выдача клиенту. Кроме этого, эффективность использования упаковочных листов позволяет распространить их и во внутренних перемещениях между собственными складами внутри организации.
Предоставление товаросопроводительного упаковочного листа намного ускоряет процесс проверки, с ним быстрее можно подсчитать и проверить количество полученной продукции. Это значительно удобнее, чем использовать стандартную накладную, особенно, если партия состоит из товаров нескольких разновидностей.
Зачем нужен упаковочный лист
Официальный документ упаковочный лист – это обязательная товарно-транспортная бумага, которая оформляется в дополнение к инвойсу при таможенной перевозке на разнородную или однородную продукцию. И роль этого документа – в том, чтобы идентифицировать товар, его количество, обеспечить простой и удобный доступ. А также:
- Определить фактическую целостность.
- Соотнести принадлежность изделий к конкретной партии.
- Предотвратить ошибки с назначением продукции.
- Предупредить потерю товаров при прохождении ими различных транспортировочных этапов.
- Сократить общее время на логистику с момента отправки до получения.
Почему важно оформить упаковочный лист
Если товарная партия направляется через таможню, составлять упаковочный лист на товар обязательно. При отсутствии этого документа таможенные органы задержат отправление на границе. И пока данное приложение к инвойсу не предоставят, придется нести финансовые убытки по несоблюдению коммерческих условий контракта перед другой стороной. Также дополнительно возникнут расходы на оплату временного складского хранения продукции. А если продукция относится к скоропортящейся, то велик риск полной потери потребительских свойств.
Кто составляет этот документ
Формирование отправочного листа входит в обязанности отправителя. Он оформляется минимум в двух экземплярах – один из них остается на руках у отправляющей стороны, а другой направляется вместе с продукцией.
При этом работать с документацией могут не только отправители и получатели, но складские работники, сотрудники, производящие учет и такелаж.
Что нужно указывать в документе
Строго регламентированной формы отгрузочного листа не существует. Компания вправе составлять документ на свое усмотрение или применять какие-либо типовые образцы. Однако, сопроводительная бумага должна отражать несколько пунктов. Это:
- Дата. Это время формирования товарной партии для отправления.
- Номер. В каждой компании на все листы ставится собственный номер, присвоенным внутренним учетом.
- Название организаций. Это наименования фирмы отправителя, оформившего упаковочный лист и получателя, для которой поставка и предназначается. В обязательном порядке необходимо отмечать, кто отправляет, а кто – получает продукцию, чтобы не возникло путаницы и лишних вопросов у таможенников.
- Номер заказа. Это основание для поставки. Также отмечается и номер контракта, накладных и прочих сопроводительных и транспортных бумаг.
- Наименования продукции. Можно вписывать названия, дополнять артикулами для того. Чтобы упростить идентификацию. Ведь нередко продукция может иметь одно наименование, но отличаться оттенком или другими характеристиками.
- Тип упаковки. Отмечается тип использованной тары – паллеты, ящики, мешки, коробки и другие. Можно дополнительно пометить их размерные характеристики.
- Складские адреса. Это начальная и конечная точка маршрута доставки. Желательно отмечать не только расположение, но и прописывать название компаний.
- Вес. Указывается чистая масса и вес брутто вместе с упаковочным материалом.
- Количество. Вписывают общее число товаров, а также количество в отдельных упаковках. Также в документации отмечают количество товарных мест.
Кроме этого, упаковочный лист содержит номера мест, он визируется ответственными лицами – руководителями компании, складскими работниками или экспедиторами. Его можно дополнять и другими пунктами.
Заполнение упаковочного листа может производиться автоматизированным путем и вручную. Но важно, что он должен быть для каждой отдельной единицы упаковки.
Правила по оформлению
Отправочный лист может быть в разной форме, однако специалисты рекомендуют не полагаться на типовые бланки полностью, а разработать собственный внутренний шаблон. Это необходимо потому, что он будет учитывать специфически черты именно вашего товара.
При составлении документации важно соблюдать единую форму для всей продукции. Если листы разнородные, то они только усложняют задачу учета, приема и получения. Учтите, что оформление упаковочного листа необходимо выполнять по определенным правилам:
- Для формирования используйте листы стандартного формата А4. Бумага меньшего размера усложнит понимание, а большего – попросту может не поместиться на поверхности.
- Данные о компании-отправителе всегда располагайте в самом начале листа. Это необходимо для того, чтобы сразу определить владельца.
- Отмечать цену продукции не допускается, потому как пакинг-лист всегда на виду и не обеспечивает коммерческой тайны. И если о стоимости продукции узнают мошенники или конкуренты, то это может стать поводом для недобросовестных действий.
- Можно не отмечать адрес отправления, но доставки – обязательно, потому что важно понимать маршрут для получения.
- Пишите разборчиво, аккуратно, не делайте помарок и исправлений. Если ошиблись, лучше заполнить бумагу заново, чтобы не создавать поводов для подозрений о мошеннических действиях.
- Визируйте документ подписью. Без него он будет считаться недействительным. Подписать его могут любые лица, которых уполномочила компания. Если в организации нет официальной печати, то ее отсутствие – не повод отказывать в приеме упаковочного листа на таможне. Отправить изделия можно и с листом без печати.
Packing list располагайте на видном месте – сверху каждой упаковки. Это намного упростит и ускорит сверку.
Заключение
Упаковочный лист – неотъемлемая часть внешнеэкономического товарного оборота, без которого невозможно пересечение границы любых товаров. Он служит для идентификации особенностей, количества продукции, упаковки и других важных параметров. Подходит для перемещения продукции внутри государства и самих предприятий. Документ служит для того, чтобы снизить риски ошибок при товародвижении, упростить процессы оформления и учета партии, рассчитать наполнение грузового транспорта, повысить эффективность логистики и в целом улучшить работу бизнеса.
При оформлении упаковочных листов важно придерживаться определенных правил, чтобы исключить ошибки и не сталкиваться с постоем товародвижения, убытками, репутационными потерями и прочими неприятностями. И потому желательно поручить это опытным экспертам.
Пожалуйста, помогите сделать статью лучше! Ответьте на несколько вопросов или задайте свой!
Улучшить статью в пару кликов!