Документы и правила международных перевозок железнодорожным транспортом
Документы международной железнодорожной перевозки – значимая составляющая логистики, без которой невозможно доставить даже небольшую партию. При их оформлении важно учитывать особенности продукции и состава, требования стран-участниц внешнеторговой сделки, ориентироваться на действующий правовой регламент.
Даже незначительные ошибки в документах приводят к задержкам на железнодорожных станциях и простою на границе государств, потому что это является нарушением международного законодательства, создает угрозу для безопасности логистики и риск для персонала, ЖД-инфраструктуры, экологии.
Рассказываем, о нормативах, которым подчиняется международный документооборот в логистике, о зонах ответственности каждой стороны, о документах для разных таможенных режимов и поэтапной подготовке сопроводительного пакета от заявки до получения.
Нормативная база и выбор формы накладной
Международное ЖД сообщение охватывает множество стран. Оно объединяет собой государства ЕАЭС, южное направление, восточный маршрут с Китаем и Азией, а также другие пути. И для каждого из них предусмотрена своя форма накладной, которую устанавливают международные правила железнодорожных перевозок. Причем ее выбор делают не только по внутригосударственным требованиям страны отправления груза, но и по регламенту всех участников внешнеэкономической деятельности и специфики конкретного маршрута.
Например, для Восточной Европы, Китая, СНГ применяют Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении, для западных и центральных европейских государств – задействуют CIM. Если предстоит смешанное сообщение «восток-запад», используют объединенную накладную ЦИМ.
Железнодорожная накладная – основной транспортный документ
ЖД накладная – ключевая документальная основа для международной транспортировки между государствами. Отражает сведения о грузе, получателе и отправителе, об ответственных за перевозку, точках отправления-назначения, маршруте, стоимости, а также включает иную значимую информацию.
Железнодорожная накладная имеет как юридическое, так и практическое значение. Прежде всего, она служит:
- Договором перевозки и подтверждает соглашение между сторонами.
- Удостоверяющей распиской о приеме товарной партии.
- Подтверждением состояния груза, его количества.
- Основанием для таможенного оформления.
В практическом смысле ЖД-накладная – основной сопроводительный документ, который направляется в точку выгрузки вместе с товарной партией, используется для таможенного контроля, учета и статистики, проведения финансовых расчетов, оформления страховки.
При формировании накладной важно соблюдать требования к содержанию, корректно заполнять ее, отражать достоверные сведения и следить за соответствием сведений в ней и перекрестных бумагах. И тогда, если осуществляются международные ЖД перевозки, документы на них не вызовут лишних вопросов у инспекторов, товар не задержат на границе, у бизнеса не будет дополнительных издержек.
Коммерческие и товаросопроводительные документы
Вся документальная составляющая в ЖД логистике тесно взаимосвязана. Так, информация в железнодорожную накладную вносится на основании инвойса и упаковочного листа. Номер счет-фактуры «физически привязывается» к спецификации груза. В накладной прописывают перечень сопроводительных бумаг, ее номер отражается в таможенной декларации.
Действующие правила международных перевозок железнодорожным транспортом определяют, что ЖД-накладная объединяет все документы в единую транспортную цепочку. А коммерческие и товаросопроводительные бумаги удостоверяют корректность содержания самой накладной.
Таможенные документы для импорта, экспорта и транзита
Процедура документального оформления отличается, в зависимости от направления международного маршрута, выбранной таможенной процедуры. Например, при вывозе с территории страны оформляют один список, при ввозе – другой перечень, транзит требует предоставления иных сведений.
Экспорт
При экспортной перевозке из государства для использования номенклатуры или реализации в другой стране формируют пакет из:
- Экспортной декларации на товары со сведениями о декларанте, грузе, стоимости, условиях поставки.
- Транспортной железнодорожной накладной, где ставят отметку об убытии партии из страны.
Также для валютного контроля оформляют коммерческие документы на изделия, разрешительные бумаги, если товар подпадает под экспортные ограничения.
Импорт
Ввоз изделий на территорию государства из другой страны требует оформления импортной таможенной декларации с указанием ТН ВЭД, стоимости, места происхождения, с расчетами обязательных платежей, данными о подвижном составе и вагонах.
Также направляется уведомление о прибытии, предоставляется оригинал железнодорожной накладной, упаковочный лист и инвойс, внешнеторговый контракт, платежные и транспортные бумаги, сертификаты и разрешения – для фитосанитарной и ветеринарной продукции, разрешительные документы для опасных грузов. Для компаний, работающих с брокером, необходима доверенность на уполномоченное лицо, которое будет действовать от имени заказчика.
На основании предоставленных документов и проведенного осмотра товарной партии выдают таможенную декларацию с отметкой о разрешении на выпуск.
Таможенный транзит
Если товары перемещаются из одного государства в другое, но по таможенной территории третьей страны, оформляют транзитную декларацию. Для транзита через зону ЕАЭС используется типовая внутренняя форма, для государств-участников Единой транзитной конвенции предусмотрена декларация Form T1. В декларационном документе отражают сведения об отправителях, получателях, таможенных терминалах вывоза и назначения, о железнодорожном транспорте и вагонах, товарах, сроках доставки.
Кроме того, для транзита формируют накладные – СМГС или CIM по конвенции КОТИФ. А при пересечении границ ставят штамп о помещении груза под процедуру таможенного транзита.
Если партия следует с сопровождением таможни, требуется акт; если предстоит временное хранение, то оформляют уведомление о размещении товаров в зоне таможенного контроля.
В некоторых странах предусматривают формирование нескольких таможенных транзитных деклараций.
Разрешительные документы по виду груза
Содержание «разрешительного пакета» определяется несколькими параметрами и зависит от:
- Кода ТН ВЭД.
- Типа, происхождения и назначения изделий.
- Ограничений, установленных странами отправителями, получателями или транзитерами.
К примеру, для опасных грузов не обойтись без паспорта безопасности, свидетельства о допуске вагона или контейнера. Для продукции растительного происхождения необходим фитосанитарный сертификат, а для животной – ветеринарный, карантинный сертификат или свидетельство. Если перевозите негабаритное промышленное оборудование, то требуется предоставить сертификат соответствия и технический паспорт. Для товаров двойного назначения обязательна лицензия на ввоз или вывоз. Для ряда других категорий предусмотрены и иные документы.
Документы на вагон, контейнер и погрузку
Для безопасной транспортировки подвижным ЖД составом необходимо идентифицировать вагон и контейнер для груза, документально оформить процесс погрузки.
Для этого перевозчику и терминалу предоставляются сведения об исправности оборудования, соответствия нормам, разрешение для выхода на линию.
На каждый грузовой вагон требуется техническая и эксплуатационная документация, в которой отражается год постройки, обслуживания, грузоподъемность, массогабаритные параметры, пробег. Также предоставляется инвентарный номер и допуск вагона к перевозке, акт техсостояния, бумага о пригодности оборудования для определенных видов грузов, вагонный лист. Номер вагона прописывается дополнительно в ЖД-накладной.
Для контейнера нужна буквенно-цифровая маркировка, нанесенная по стандарту ISO, технический паспорт с табличкой CSC, с данными о дате выпуска, о массе и объеме, нагрузке. Также предоставляется квитанция EIR при передаче многооборотного модуля между терминалами, станциями, перевозчиками. Номер контейнера, а также их задействованное количество отражается в накладной.
На погрузку формируют технологические документы с разделом по условиям размещения и крепления груза, оформляют схему погрузки, заверенную перевозчиком, акт приемки к транспортировке, делают расчет фиксации.
Кто оформляет документы и на каком этапе
Процесс доставки сопровождается рядом документов. Одни – предоставляет отправитель товарной партии, другие бумаги – подают перевозчики, третьи – находятся в зоне обязательств таможенного брокера.
Грузоотправитель оформляет:
- Международную железнодорожную накладную.
- Коммерческую документацию – инвойс, упаковочный лист, товарные накладные.
- Заявку на предоставление ЖД транспорта на линию.
- Разрешительные документы, которые подтверждают соответствие груза стандартам, его безопасность, возможность перемещения через границу, а также паспорта качества и подобное.
Все документы составляются заранее до момента погрузки. При этом на грузоотправителе лежит ответственность предоставить достоверные, полные сведения о продукции.
Компания перевозчик принимает пакет бумаг на партию, проверяет соответствие и оформляет, в свою очередь, технологические данные на вагоны и ЖД состав, готовит листы передачи товара, схемы погрузки и размещения, занимается перевозочной документацией и ведомостями для поездки. Документацию готовят перед подачей вагона и получением продукции, после прибытия состава на линию и при погрузке.
Брокер или экспедитор оформляет договор транспортной экспедиции и заявку от заказчика, декларацию на товары. Также занимается сопровождение экспортного или импортного контроля, по согласованию с владельцем груза может брать на себя подготовку коммерческих, сопроводительных и иных бумаг. Документальная работа ведется брокером как на этапе подготовке к загрузке, так и непосредственно при обработке и перевозке партии через трансграничные территории.
Типичные ошибки и последствия
Международная грузоперевозка – сложный, многоэтапный процесс. Он строго регламентируется множеством правовых норм, соглашениями между странами-участницами, интернациональными кодексами и иными правилами. Если их не знать, не учитывать или применять неактуальный регламент, то с 90 % вероятностью возникнут ошибки. Среди самых частых и критических:
- Неправильное оформление перевозочных документов. Если в них есть расхождения или неточности, загрузить и перевезти груз не получится. Все бумаги придется переоформлять, продукция будет простаивать, бизнес – понесет убытки.
- Несоответствие типа вагонов или технических особенностей ЖД-состава. Из-за неправильного указания транспортного средства груз может не поместиться в модуле, вызвать перегруз, поломку состава или ЖД путей. Кроме того, из-за этого вагоны могут отправиться полупустыми.
- Ошибки в номерах вагонов или контейнеров. Эта ситуация приводит к некорректной переадресации, партию могут потерять в пути. А для возврата товара потребуется не только дополнительное время, но и придется возмещать убытки на логистику.
- Неверное указание кодов контейнеров. Унифицированная тара должна иметь собственную маркировку по стандартам. И если она неправильная, либо отсутствует, то загружать и перевозить оборудование нельзя.
- Ошибки в весовых и габаритных характеристиках. Занижение веса, объема может трактоваться как умышленное нарушение. Перевозчик вправе потребовать за это доплату, а на таможне еще могут и доначислить суммы за провоз.
- Ошибки с выбором кодов ТН ВЭД. Товарная номенклатура в документации должна полностью совпадать с реальностью. От этого зависит поддержание правильных условий при доставке изделий и безопасность перевозки, отсутствие рисковых ситуаций при подготовке и транспортировке. К тому же, неверно указанный код таможенники заменят на корректный, начислят как доплату за товар, так и штраф за нарушение таможенного законодательства.
- Расхождения в документах. Во всех перекрестных бумагах цифры должны полностью совпадать друг с другом. Иначе груз не примут к отправке, а за простой и срыв поездки вменят штраф по договору. А если нестыковку обнаружат таможенники на границе, то еще и применят «свои» санкции.
- Неправильная таможенная стоимость. Ее могут занижать умышленно, а еще из-за ошибочного кода ТН ВЭД. В любом случае таможенный орган скорректирует стоимость, начислит доплату и наложит административный штраф.
- Отсутствие обязательных документов. К примеру, категория подпадает под обязательную сертификацию или ей нужно разрешение на вывоз с территории страны, но предоставили только стандартные бумаги. Пока не оформите дополнительную документацию, перемещение через границу будет невозможно.
- Использование неактуальных форм и бланков. Например, вместо цифровых бумаг ответственные лица могут предоставить сведения на бумажных носителях, либо использовать устаревшую форму документа. В итоге все придется переоформлять. А это простой и убытки.
- Несвоевременное предоставление пакета. Если заранее не позаботиться о подготовке всех документов, то о плановой загрузке, быстрой доставке и выгрузке говорить не придется.
- Несогласованный маршрут. Международное железнодорожное сообщение имеет определенный график, организуется с учетом интенсивности движения. Кроме того, в некоторых случаях необходимо учитывать и особенности инфраструктуры – например, разницу колеи между странами. А еще далеко не по всем путям разрешено перемещать составы с опасными, негабаритными, тяжеловесными грузами. Именно поэтому транспортировать номенклатуру следует только после согласования с представителями железных дорог.
Кроме документальных ошибок, возникают проблемы с погрузкой и смещением центра тяжести, нарушением режима транспортировки и другими этапами логистики. И все это чревато штрафами, потерей времени и доверия коммерческих партнеров, сложностями на таможенной границе, опасностью порчи и даже утраты товарной партии.
Порядок оформления: от заявки до выдачи груза
Железнодорожная перевозка оформляется пошагово. Так, участники логистического процесса:
- Подготавливают исходные данные о грузе.
- Подают заявку перевозчику для утверждения и согласования.
- Заключают договор с экспедитором или транспортниками.
- Выбирают маршрут, ЖД вагон, необходимое оборудование.
- Оформляют документацию на партию, ЖД-состав, контейнер или вагон.
- Подают подвижный состав с требуемыми характеристиками и количеством вагонов.
- Загружают партию, проверяют надежность фиксации, устанавливают пломбу и направляют в точку получения.
- Подают декларацию и сопроводительную документацию на таможню, проходят оформление на границе.
- Получают визу о растаможке и возможности легитимно использовать товар.
Маршруты, дата загрузки и поставки, особенности вагонов или контейнерной тары обсуждаются сторонами и утверждаются в индивидуальном порядке. Выбор зависит от характера грузового отправления, направления перевозки, требований государств-участников внешнеторговой сделки.
Заключение
Эффективность и скорость грузоперевозки по железной дороге зависит не только от состояния подвижного состава, выбранного маршрута, но во многом определяется правильностью документального оформления. Если все бумаги составлены верно, соответствуют актуальным правовым нормам международного законодательства, не содержат ошибок, своевременно предоставлены, то груз беспрепятственно пересекает границу, быстро доставляется получателю, а бизнес не несет убытков.
Оформлять документы на железнодорожные перевозки – проблематично, ответственно и долго. Сделать это самому и без помощи компетентных логистов с практическим опытом невозможно. Чтобы получить гарантию грамотного и законного оформления грузоперевозки, правильной организации доставки, поручите все вопросы экспертам.